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Excel 是在 1985 年诞生的,那时企业世界和现如今还是有相当大的差别。今年秋季,Excel 度过了 30 岁生日,这或许恰好是很多企业用户思考 Excel 在企业中究竟扮演着什么角色的机会。Excel 目前在市场上的成绩非常好,很多企业感觉没有它是活不下去的。但另一方面 Excel 也有自己的问题。

Accoutagility 创始人兼 CEO Robert Gothan 在 Excel 三十周年之际,撰写了这篇题为《Excel 三十岁,是时候让电子表格进入新阶段了》的文章,文章内容如下:

为什么选择 Excel

Microsoft Excel 是个能够处理数据、呈现信息的工具。许多终端用户都更喜欢在电子表格中管理他们的数据,而不是依赖于企业内部资源。从这个场景来看,Excel 过多地注重在“呈现信息”部分,在“数据处理”上就做得不够了。

Excel 可让财务部门管理越来越多的数据、记录,用于计划处理成长中的业务需求。从这个角度来说,Excel 的灵活性的确无与伦比。企业发生变化需要快速的反应,尤其是在财务职能上,这也就很好理解为什么 Excel 成为那么多企业的选择了。

作为终端用户,我们都希望及时了解文档内能够反映的问题,也就是说我们总是希望自己解决问题。所以很多人的电子表格常常是不能简单复制使用的,计算和公式也就需要在一名员工离职之后重新设计。总的来说,每个人完成一项任务都有很多种方法——无论是在设计还是执行阶段——所以要保持一致性是很难的。

电子表格的问题

虽然电子表格在财务方面扮演着重要角色,但总会有问题产生,解决问题也不像我们预期得那么顺利。如果能将电子表格作为战略工具来使用,自然效率能提升很多。

在 Excel 中构建模板很简单,但如果用户过分依赖 Excel,则也会有诸多问题产生的风险。最近 YouGov 统计就表现了这一点,结果显示 72% 的大中型企业会在财务上使用电子表格,而 17% 遭遇了金钱损失。

其中一个核心问题就是许多终端用户不会考虑 Excel 本身的局限性。这项统计表明,仅有 41% 的企业在过去 6 个月中曾经进行过电子表格使用培训,也就是说,超过半数的企业 Excel 用户对 Excel 的功能其实是不够了解的。

新的解决方案

无可争议的一点是,电子表格的确为全球企业的财务部门带来了便利,但近期的行业报告却发出警告,大型且复杂的电子表格存在潜在的错误和其后可能带来的风险。

企业组织正越来越多地开始着手处理这一问题。一般来说,企业越大,就有越多的电子表格要做,那么存在问题的情况也会越多。诚然 Excel 是非常重要的业务工具,企业也需要考虑处理这些问题的备选方案。

比如说,有更为精密的程序不存在 Excel 的版本控制问题,同时又能提供很出色的兼容性和稳定性。要在竞争中走在前面,企业用户需要考虑怎样最优化利用 Excel,同时将它与其他能够减少错误风险的程序一同使用。

Excel 有其优越性,过去 30 年间,许多企业也的确对其产生了很大的黏性。30 年对现如今的企业世界来说是很长的一段时间,现如今的企业需求每天都在发生变化,现在也的确是时候再度考虑 Excel 在企业中的位置了。企业应该对 Excel 的优缺点做评估,以期最大化其利用效率,考虑数据管理在新的一年里如何做出提升。

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